Victor Gallavardin (Digits.Solutions) : Faire rimer digitalisation et administration
Passionné depuis toujours par les nouvelles technologies, j’ai toujours regretté qu’elle ne soit pas mieux enseignée dans mon cursus. Expert-comptable diplômé français, j’évolue dans un métier qui est transformé par le traitement de l’information numérique. Par le passé, nous avons beaucoup bénéficié de l’arrivé de l’informatique et aujourd’hui, comme hier, le département administratif des entreprises peut être un avantage concurrentiel.
Quel est l’impact de la digitalisation sur l’administration des entreprises ?
Depuis plusieurs années les entreprises cherchent à numériser leurs données en ne conservant que les scans de leurs documents administratifs. L’utilisation de documents numériques « natifs », grâce à la généralisation des signatures électroniques, permet une meilleure fluidité du traitement de l’information et une augmentation de sa qualité.
Sous la pression des états, les documents administratifs vont devenir une obligation. En France depuis le 1er janvier 2017 et progressivement jusqu’en 2020, toutes les entreprises contractant avec des institutions ou des entreprises étatiques françaises devront utiliser des factures électroniques, y compris les micro-entreprises, et une interface « ChorusPro » !
Comment votre société résout-elle ces problèmes ?
Pour les entreprises, la valeur probatoire des documents revête est la priorité pour faire face à l’éventualité de toute contestation de la part des tiers. Pour cela, les acteurs doivent connaitre les technologies utilisées quotidiennement par tous, leurs utilités et leurs limites.
Nous proposons plusieurs formations en fonction des besoins. Les dirigeants ont la nécessité de connaitre les caractéristiques des signatures ? pour savoir quand ils engagent leur entreprise et les outils disponibles pour faire évoluer leur administration. Nous proposons également d’autres modules pour les ressources humaines, les commerciaux et les services facturations et achat.
Comment transformer cette contrainte en avantage concurrentiel ?
Les clients et employés des entreprises sont dans l’attente d’une certaine fluidité de l’information dont nous avons peu conscience. Voici l’exemple d’une entreprise qui souhaite recruter un jeune diplômé.
Après l’avoir reçu en entretien et avoir été convaincu de son potentiel, l’entreprise va lui envoyer par courrier un contrat en deux exemplaires à l’adresse de ses parents... L’entreprise va également lui demander de renvoyer ce contrat par courrier, lui qui n’a jamais acheté d’enveloppe, de timbre et ne sais pas où se trouve le bureau de poste la plus proche. L’entreprise ne peut pas faire l’impasse sur le contrat de travail numérique sans perdre des jeunes qui auront préféré le premier contrat qu’ils ont reçu. Evidemment, ce contrat de travail électronique doit répondre à toutes les conditions légales et réglementaires mais également aux valeurs de l’entreprise, son approche vis-à-vis de nouvelles recrues.
Dans l’administration des entreprises, presque tous les départements sont impactés par ces changements, pour moi, le meilleur moyen de les appréhender est de comprendre les mécanismes de base de cet environnement, ses avantages et ses limites pour pouvoir les utiliser à bon escient.